Почта – не чат. Если ты проверяешь её чаще двух раз в день, ты просто отвлекаешь себя. Установи два чётких времени – например, 11:00 и 16:00 – и заходи только тогда. Всё остальное время почта закрыта. Это снижает уровень стресса и экономит до 1,5 часа ежедневно.
Отключи уведомления на телефоне. Большинство задач не требуют немедленной реакции. Одно уведомление может выбить из потока минимум на 20 минут. Сначала кажется мелочью, но за неделю накапливается больше рабочего дня чистого времени.
Разделяй дела по уровням энергии. Утро – для глубоких задач: анализа, написания, решений. После обеда – механика: таблицы, почта, согласования. Так мозг работает по максимуму, без перегрузки и провалов в концентрации.
Ограничь совещания. Один созвон в день – потолок. Всё, что можно решить в переписке, не должно отнимать часы. Если встреча длится больше 30 минут – ты, скорее всего, теряешь контроль над задачей. Подготовь повестку заранее и не отклоняйся от неё.
Как планировать день, чтобы не тратить время на переключение между задачами
Группируй задачи по типу мышления. Например, не чередуй аналитику с креативными делами. Если ты пишешь тексты – отведи для этого блок 2–3 часа подряд. Отчёты, таблицы и расчёты – в отдельное окно, желательно в первой половине дня, когда концентрация выше.
Минимизируй количество переходов. Старайся объединять однотипные задачи: ответ на почту, мессенджеры, согласования – всё это можно решать в заранее отведённое время, например, с 11:00 до 11:30 и с 16:00 до 16:30. Не проверяй их вне этих промежутков.
Используй правило 2–3 приоритетов на день. Если список дел на утро превышает 5 пунктов – это уже не план, а список надежд. Ограничься 2–3 ключевыми блоками, каждому выдели фиксированный отрезок, например, по 90 минут. Остальное – по остаточному принципу или на завтра.
Исключи «прыжки» между контекстами. Не стоит сначала созваниваться с клиентами, потом писать документ, потом возвращаться к звонкам. Мозг не успевает перестроиться. Раздели день на блоки: утро – коммуникация, день – фокус, вечер – рутину добить.
Оставляй буфер между крупными задачами. 15–20 минут паузы помогают переключиться плавно. Если всё ставить впритык – рано или поздно начнёшь запаздывать и терять внимание.
Планируй не более 60% дня. Остальное уйдёт на форс-мажоры и мелочи. Это не потерянное время – это страховка, чтобы не срываться и не метаться.
Способы автоматизации рутинных рабочих процессов без сложных инструментов
Сразу заведите шаблоны писем в почтовом клиенте. Gmail, Outlook, Яндекс – почти везде можно сохранять типовые ответы. Один раз написали, потом используете за пару кликов.
- Создайте автозаполнения в телефоне или браузере для часто используемых фраз, номеров счетов, ссылок. На iPhone и Android – это «Сокращения». В Chrome – расширения вроде Text Blaze.
- Настройте фильтры в почте: пусть письма от определённых отправителей попадают сразу в нужную папку или архивируются. Меньше отвлечений – чище входящие.
- Используйте таблицы с выпадающими списками и формулами. Google Таблицы умеют многое без единой строки кода. Условное форматирование, автоматический подсчёт, сортировка – всё под рукой.
- Подключите автозадачи в Trello или Notion. Например: при добавлении карточки с меткой «финансы» – автоматически ставится дедлайн и чеклист.
- Google Календарь: создайте повторяющиеся события, чтобы не заводить одно и то же вручную. Плюс напоминания за час/день до – и ничего не забудется.
Если работаете с клиентами, заведите готовые анкеты в Google Forms или Typeform. Один раз отправили ссылку – и вся нужная информация у вас в таблице без переписки.
Еще один приём: голосовые заметки вместо печати. Приложения вроде Gboard и «Голосовой ввод» в Google Документах понимают русский и экономят кучу усилий.
Что делать, когда не получается сосредоточиться на важной задаче
Сначала отключи все уведомления. Телефон, мессенджеры, вкладки браузера – всё, что может отвлечь, должно быть выключено. Даже секундный взгляд на экран сбивает с ритма и отнимает до 20 минут на возвращение в нужное состояние.
Разбей задачу на части по 25 минут. Включи таймер, работай только над одним фрагментом. После – 5 минут перерыв. Это метод «Помидора» (технику придумал Франческо Чирилло). Работает, потому что мозг не любит неопределённость и объём. Короткие сессии – проще стартовать и дойти до конца.
Запиши, что тебя отвлекает. Если во время выполнения ты вдруг вспомнил о счёте, сообщении или другой задаче – выпиши это на бумагу. Это даёт мозгу сигнал: «Я это не забуду». Уходит тревожность, и концентрация возвращается.
Сделай короткую прогулку. 10 минут ходьбы на свежем воздухе – и приток кислорода подстёгивает работу префронтальной коры, которая отвечает за фокус. Не нужно бегать или делать зарядку, просто пройди пару кварталов.
Проверь, достаточно ли ты выспался. Если ты спал меньше 6,5 часов – всё остальное будет не в полной мере работать. Сон влияет на память, внимание и волевую регуляцию. Нет энергии – нет концентрации. Никакая техника не компенсирует дефицит отдыха.
Смени локацию. Если ты 30 минут сидишь и тупишь в экран – встань, поменяй комнату или переставь стул. Это даёт ощущение нового начала. Иногда переключение обстановки важнее, чем усилие «собраться».
Работать с расфокусом – всё равно что писать карандашом по стеклу. Лучше сначала убрать мешающее, чем давить сильнее.